Ptab SpreadSheet 2.1 ความสามารถเหนือ Pocket Excel

Zone : Software Review

Column : Program Howto

เรื่อง : Ptab SpreadSheet 2.1 ความสามารถเหนือ Pocket Excel

By : ชาญศักดิ์ ศรีสวัสดิ์สกุล

e-mail : charnsak@pdamobiz.com

จากฉบับที่แล้ว PocketPC Magz ได้นำเสนอโปรแกรม TextMaker ซึ่งมีความสามารถหลากหลายมากกว่า Pocket Word ที่แถมมากับระบบปฏิบัติการ PocketPC 2002 หรือ Windows Mobile 2003 ฉบับนี้จึงขอเสนอโปรแกรมที่มีความสามารถเหนือกว่า Pocket Excel สำหรับงาน Spreadsheet บ้างโดยโปรแกรมนี้มีชื่อว่า Ptab SpreadSheet 2.1 เป็นโปรแกรมที่พัฒนาออกมาสำหรับระบบปฏิบัติการบนเครื่อง PDA หลายรุ่นตั้งแต่แรกๆ เช่น Handheld PC (HPC) และ Palm-Size PC (PPC)

เพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลาเรามาดูคุณสมบัติเด่นๆ ของโปรแกรม Ptab กันเลยดีกว่า

· เก็บข้อมูลได้256 ชีต x 16384 แถว x 256 คอลัมน์

· สามารถนำเข้า-ส่งออก ไฟล์ในรูปแบบ Microsoft Excel (.xls) ได้โดยการใช้การแปลงไฟล์ระหว่างการ Sync

· เปิด/บันทึกไฟล์ Microsoft Excel (.xls) ได้โดยตรง

· เปิด/บันทึกไฟล์ Microsoft Pocket Excel (.pxl) ได้โดยตรง

· สามารถนำเข้าข้อมูลที่เป็นไฟล์ CSV (Comma Separated Values) ได้

· กำหนดชนิดข้อมูลเป็น Numeric, Text, Date/Time, Booleanได้

· 128 built-in scientific, statistical, financial, date/time, logical, database, text functions และ 32 task functions

· สามารถ ทำซ้ำ/ยกเลิก ได้หลายครั้ง

· Cut, Copy, Paste, Paste Special, Clear (All, Content, Formats),

· มีคำสั่ง Fill (Right, Down, Series) cells, Insert/Delete Rows/Columns

· สามารถปรับขนาดของแถว/คอลัมน์โดยผู้ใช้หรือแบบอัตโนมัติ

· มีฟังก์ชั่นให้ใช้งานมากมาย

· สามารถ Zoom ได้ตั้งแต่ 25% - 200% และแสดงผลแบบเต็มหน้าจอได้

· สามารถตรึงแถว/คอลัมน์ได้

· Names (define and insert)

· มีระบบกรองข้อมูลอัตโนมัติ

· มีระบบป้องกันสมุดงานและแผ่นงาน

· สามารถใส่รูป / เสียง / URL ในเซลล์ได้

· ใส่รหัสผ่านป้องกันสมุดงานได้

· เขียนกราฟแบบง่ายๆ ได้ 4 แบบคือ Bar, Line, Pie, XY

· สร้าง Tasks ได้โดยจะมีความสามารถเหมือนมาโครอย่างง่ายๆ

เริ่มใช้งาน

กล่าวได้ว่า PTab มีคุณสมบัติทั่วไปเหมือนกับ Pocket Excel ทุกอย่าง แต่เพิ่มความสามารถที่เด่นมากๆ เข้ามาคือการวาดกราฟ…. เหตุนี้นี่เองทำให้เราสามารถนำ Ptab มาใช้งาน แทน Pocket Excel ได้เลยทันทีอีกทั้งยังสามารถเปิดไฟล์ .pxl ได้โดยที่ไม่ต้องทำการแปลงให้ยุ่งยาก

หน้าตาโปรแกรมหลังจากเปิดขึ้นมาและสร้างสมุดงานใหม่เป็นดังรูปที่ 1 จะเห็นว่า Ptab จะมีหน้าตาการใช้งานต่างกับ Pocket Excel เล็กน้อยโดย (รูปที่ 2)

รูปที่ 1 โปรแกรม Ptab (1.tif) รูปที่ 2 โปรแกรม Pocket Excel(2.tif)

จากรูปจะเห็นความแตกต่างตั้งแต่แถบสูตร การแสดงชื่อแผ่นงาน ทูลบาร์ และ เมนูหลักของโปรแกรมแต่ก็ยังคงเอกลักษณ์ของโปรแกรมSpreadSheet ไว้ได้เป็นอย่างดี โดยผมจะขอแนะนำการทำงานของโปรแกรม Ptab ตามเมนูหลักต่างๆ ดังนี้ครับ

File

เป็นเมนูเริ่มต้นที่จำเป็นสำหรับการใช้งานเลยทีเดียวจะขอแนะนำการทำงานแต่ละเมนูดังนี้

New à สร้างแฟ้มใหม่

Save à บันทึกแฟ้มในชื่อปัจจุบัน

Save As à บันทึกแฟ้มในชื่อใหม่ โดยแฟ้มที่เราบันทึกใหม่จะได้เป็นนามสกุล .pt

Recent à รวมรายชื่อแฟ้มที่เปิดล่าสุด

Password à ใส่รหัสผ่านสำหรับสมุดงานนี้โดยสมุดงานที่จะตั้งรหัสผ่านได้ต้องเป็นไฟล์ .pt เท่านั้น

About à รายละเอียดเกี่ยวกับโปรแกรม

รูปที่ 3 เมนู File (3.tif) รูปที่ 4 เมนู Edit(4.tif)

Edit

Undo - ยกเลิกการกระทำล่าสุด

Redo - ทำซ้ำอีกครั้ง

Cut – ตัดข้อความในเซลล์ที่เลือกไปที่ คลิบบอร์ด

Copy – คัดลอกข้อความในเซลล์ที่เลือกไปที่คลิบบอร์ดโดยหากเลือกหลายๆ เซลล์ในแถวเดียวกันโปรแกรมจะแบ่งคอลัมน์ด้วยการเว้นว่างไว้ 1 ช่วงแทบ

Paste – วางข้อความจากคลิบบอร์ด สามารถแยกคอลัมน์ได้โดยใช้ 1 ช่วงแทบในกรณีที่คัดลอกมาจากโปรแกรมอื่นๆ

Paste Special – วางแบบพิเศษ โดยสามารถเลือกได้ว่าจะวางทั้งข้อความและรูปแบบหรือวางเฉพาะข้อความอย่างเดียว

Clear > All/Contents/Format à ทำการล้างข้อมูลในเซลล์ที่เลือก All หมายถึงล้างทั้งข้อมูลและรูปแบบของเซลล์ Contents ทำการล้างเฉพาะข้อมูลในเซลล์นั้น Format ทำการล้างเฉพาะการจัดรูปแบบในเซลล์นั้น

Fill >Right/Down/Series à ใช้ สำหรับการใส่ข้อมูลให้กับเซลล์ที่เลือกโดยเอาข้อมูลมาจากด้านขวา ด้านล่างเซลล์ และยังสามารถใช้ชุดข้อมูลอัติโนมัติที่โปรแกรมมีให้แล้วด้วย

Insert Function à สำหรับการใส่ Function ต่างๆลงไปใน แผ่นงาน

Format

Cells à เปลี่ยนชนิดข้อมูล/รูปแบบการแสดงข้อมูลในเซลล์นั้นๆ เช่น ตัวเลข วันที่ เวลา

Row à Height/AutoFit/Hide/Unhide - สำหรับตั้งค่าขนาดของแถวและกำหนดให้ซ่อนและมองเห็น

Column à Width/AutoFit/Hide/Unhide - สำหรับตั้งค่าขนาดของคอลัมน์และกำหนดให้ซ่อนและมองเห็น

Sheetsà เพิ่ม/เปลี่ยนชื่อ/ลบ แผ่นงาน

Zoom à ปรับค่าการขยายหน้าจอ สามารถขยายได้ตั้งแต่ 25% – 200 %

Full Screen à เปิด/ปิด โหมดเต็มหน้าจอ

Freeze Titles à ทำการตรึงเซลล์ หมายถึงเซลล์ที่เราทำการตรึงเอาไว้จะไม่เลื่อนไปกับหน้าจอเมื่อเราเลื่อน Scroll Bar โดยการตรึงคอลัมน์สามารถทำได้ 3 แบบ ดังนี้

· ถ้าต้องการตรึงคอลัมน์ให้เลือกไปที่คอลัมน์ด้านขวาของคอลัมน์ที่ต้องการจะเลือก เช่น ต้องการตรึงคอลัมน์ A ทั้งคอลัมน์ เราต้องทำการเลือกคอลัมน์ B ทั้งหมด แล้วจึงใช้คำสั่ง ตรึง

· ถ้าต้องการตรึงแถวให้เลือกแถวที่อยู่ถัดลงมาด้านล่างของแถวที่ต้องการตรึง เช่น ต้องการตรึง แถวที่ 1 ต้องทำการเลือกแถวที่ 2 ทั้งหมด แล้วจึงใช้คำสั่ง ตรึง

·

ถ้าต้องการตรึงทั้งเซลล์และคอลัมน์ ให้เลือกเซลล์ที่อยู่ใต้แถว ด้านขวา ของคอลัมน์ที่ต้องการตรึงเช่นต้องการตรึงตั้งแต่เซลล์ A1 (คอลัมน์ A ทั้งคอลัมน์ แถว 1 ทั้งแถว)ต้องเลือกเซลล์ที่ B2 แล้วจึงใช้คำสั่งตรึง
รูปที่ 5 เมนู Format(5.tif) รูปที่ 6 เมนู Tool(6.tif)

Tools

Go toà ไปยังเซลล์ที่ต้องการ

Find à ค้นหาข้อความที่ต้องการ

Replace à ค้นหาแล้วแทนที่ข้อความนั้นด้วยข้อความใหม่ทันที

Sort à ทำการเรียงลำดับข้อมูลจากน้อยไปหามาก หรือ มากไปหาน้อย

Chart à วาดกราฟโดยสามารถวาดได้ 4 แบบ คือ Bar, Line, Pie, XY จะขอกล่าวถึงต่อไปครับ

Filter à เปิด/ปิด ฟังก์ชั่นตัวกรองอัติโนมัติ

Name à Insert/Defineàกำหนดชื่อเฉพาะให้เซลล์ ซึ่งเราสามารถนำเอาชื่อนี้ไปอ้างอิงถึงการใช้สูตรต่างๆได้

Protection à Protect/Unprotect Sheet/Workbook à ควรเลือกเมนู Format/Cells/Protection เพื่อกำหนดให้ มีการ lock/unlock และ hide/unhide เซลล์หรือไม่ จากนั้นจึงมาเปิดใช้งานด้วยเมนูนี้

Options à แบ่งออกเป็น 3 แถบ คือ

· View options: formula bar เป็นการเปิดปิดการแสดงแถบสูตร , column and row titles เปิด/ปิดการแสดงชื่อแถวและคอลัมน์, gridlinesเปิดปิดการแสดงเส้นตาราง ,zero valuesกำหนดว่าให้โปรแกรมแสดงค่าที่เป็น 0 หรือไม่.

· General options: move after enter (none/right/down) หมายถึงการกำหนดให้เลื่อนตัวชี้เซลล์ไปทางไหนหลังจากกดปุ่ม Enter, full screen zoom ปรับค่าการแสดงผลแบบเต็มจอ.

· Custom lists: เป็นการกำหนดชุดข้อมูลของตัวเองเช่นชื่อเดือน ชื่อวัน

Task Menu

User Defined Tasks à เพิ่ม Task ใหม่ๆ.

Workbook Task à สร้างและใช้งาน automating tasks.

Cell Task à ปรับค่า Task ที่มีอยู่ในเซลล์

Insert in Cell à ใส่การอ้างอิงถึงรูปภาพ เสียง ไฮเปอลิงค์

วาดกราฟ

หลังจากได้อธิบายคุณสมบัติโดยรวมของโปรแกรมไปแล้ว คราวนี้จะมาพูดถึงจุดเด่นของโปรแกรมนี้บ้างแน่นอนครับคงเป็นอะไรไปไม่ได้นอกจากเลือกกราฟที่ Pocket Excel ไม่สามารถทำตรงจุดนี้ได้ เรามาเริ่มกันเลยดีกว่า ผมได้กำหนดข้อมูลขึ้นมา 1 ชุด สมมุติว่าเป็นการสำรวจโปรแกรมที่เพื่อนๆชอบใช้กันดังรูปที่ 7

รูปที่ 7 ตัวอย่างชุดข้อมูล (7.tif) รูปที่ 8 เลือกเซลล์ที่ต้องการสร้างกราฟ(8.tif)

เมื่อเราได้ข้อมูลที่จะทำกราฟแล้วให้เราทำการเลือกข้อมูลส่วนที่ต้องการจากนั้นคลิกที่รูปกราฟ (ข้างๆ เครื่องหมาย ซิกม่า) หรือ คลิกที่ Toolsà Chartsก็จะเข้าสู่หน้าการตั้งค่ากราฟดังรูปที่ 9 ซึ่งเราสามารถเลือกชนิดของกราฟตามความเหมาะสมของข้อมูลโดยเลือกจาก Drop Down ของ Type ได้เลยเพื่อให้โปรแกรมทำการ Preview รูปกราฟออกมาให้ดู เมื่อเราได้กราฟที่พอใจแล้วให้กดที่ปุ่ม Options เพื่อปรับแต่งค่าอื่นๆ ต่อไป ดังรูปที่ 10

รูปที่ 9 เลือกกราฟที่ต้องการสร้าง(9.tif) รูปที่ 10 กำหนดค่า options (10.tif)

การกำหนดค่าในหน้าต่าง options มีความหมายดังนี้

· Save Chart to cell หมายถึงให้เอากราฟนี้ไปวางไว้ในเซลล์ใดเซลล์หนึ่งในแผ่นงานใดก็ได้เช่นหากต้องการนำไปวางไว้แผ่นที่ 1 เซลล์ A7 ก็ให้พิมพ์ Sheet1!A7 เป็นต้น

· Chart title ชื่อหัวข้อของกราฟนี้

· X,Y axis title ชื่อชุดข้อมูลในแกน X,Y

· Series in เลือกว่าข้อมูลที่เราเอามาทำกราฟจะเอาจากคอลัมน์หรือว่าแถว

· Show Legend แสดงกรอบบอกรายละเอียดของสีต่างๆ ของกราฟ

· Auto Scale เลือกหัวข้อนี้จะทำให้โปรแกรมปรับขนาดของสเกลโดยอัตโนมัติ

· Show X , Y axis เลือกว่าให้แสดงค่าบนแกน X , Y หรือไม่

· X,Y axis gridlines เลือกว่าจะให้แสดงตารางบนแกน X,Y หรือไม่

หลังจากตรวจสอบและแก้ไขกราฟเรียบร้อยแล้วจะเห็นกราฟขึ้นมาดังรูปที่ 11 หากเราคลิกไปที่สี ใดสีหนึ่งก็จะมีTooltip รายงานขึ้นมาว่ามีจำนวนเท่าใดและคิดเป็นกี่เปอเซ็นต์

เมื่อเราคลิกออกมาที่แผ่นงานจะเห็นว่าในเซลล์ A7 ตามที่เราใส่ไว้ในการกำหนดค่าของกราฟเมื่อสักครู่จะมีชื่อของกราฟขึ้นและมีรูปกราฟเล็กๆ อยู่ด้วย เมื่อเราคลิกที่รูปกราฟเราก็จะกลับเข้าไปในหน้ากราฟนั้นอีกครั้ง หากสังเกตุที่แถบสูตรด้านบน จะเห็นคำว่า [Task] โปรแกรมที่ชอบใช้ นั่นคือ กราฟก็ถือเป็น Task ชนิดหนึ่งนั้นเองซึ่งจะกล่าวถึงต่อไป

รูปที่ 11 กราฟที่สร้างเสร็จแล้ว(11.tif) รูปที่ 12 กราฟที่แสดงในแผ่นงาน(12.tif)

Workbook Tasks

Ptab มีฟังก์ชั่นที่ชื่อว่า Tasks เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเขียนโปรแกรมเล็กๆ จัดการงานต่างได้เช่นเดียวกับมาโครบนเครื่อง PC ในบทความนี้จะขออธิบายถึงวิธีการเขียน Task แบบง่ายๆ และวิธีการเรียกใช้งานครับ

ในการเริ่มสร้าง Task ให้เราคลิกไปที่ TaskàWorkbook Task จะมีหน้าตาดังรูปที่ 13

รูปที่ 13 Workbook Task(13.tif) รูปที่ 14 สร้าง Task ใหม่

จากนั้นให้คลิกที่ New… จะปรากฏหน้าจอการตั้งค่าดังรูปที่ 15 ให้ลองตั้งชื่อใน Task name ว่า Hello World จากนั้นคลิกที่ ปุ่ม fn() จะมีฟังก์ชั่นต่างๆมากมายลองเลือกฟังก์ชั่น MsgBox() (รูปที่15) แล้วพิมพ์คำว่า “Hello World” ลงไปในวงเล็บของฟังก์ชั่น MsgBox ดังรูปที่ 16 ซึ่งฟังก์ชั่น MsgBox นี้จะแสดงข้อความขึ้นมารอการคลิก Ok บนหน้าจอ
รูปที่ 15 เลือก ฟังก์ชั่น(15.tif) รูปที่ 16 ส่งค่าให้ฟังก์ชั่น(16.tif)

หลังจากนั้นคลิก ok จะกลับออกมาสู่ที่หน้า Workbook task จะเห็นว่ามี Task ที่ชื่อ Hello world อยู่ 1 Task ให้ลองคลิกที่ปุ่ม Run เพื่อลองเรียกใช้ Task ที่เพิ่งสร้างขึ้นมาใหม่ จะได้ผลเป็น Dialog แสดงคำว่า Hello World ขึ้นมาดังรูปที่ 17

รูปที่ 17 แสดงข้อความ Hello World(17.tif) รูปที่ 18 Cell task (18.tif)

นอกจากนี้เรายังสามารถกำหนดให้ Task ทำงานโดยอัตโนมัติได้โดยทำการกำหนดใน Drop down Run on

Cell Task

นอกจากนี้เรายังสามารถกำหนด Task ไว้ใน Cell ได้อีกด้วยทำได้โดยเลือกเซลล์ที่ต้องการจากนั้นคลิกที่ Task à Cell Task จะปรากฏหน้าจอดังรูปที่ 18 Cell text จะไปแสดงอยู่ในเซลล์ที่ทำการใส่ Task ลงไป Task Icon คือรูปเล็กๆ ที่จะอยู่บนเซลล์ที่มี Task อยู่ จากนั้นให้ลองใส่ ฟังก์ชั่นเหมือนกับใน Workbook Task ลงไปจากนั้นคลิก Ok ออกมาที่แผ่นงานจะเห็นคำว่า Hello world พร้อมกับเครื่องหมายถูกอยู่ในเซลล์ที่เลือกไว้ ถ้าเราคลิกที่เครื่องหมายถูก Task ที่เรากำหนดไว้ก็จะทำงานขึ้นมาทันที ดังรูปที่ 19

รูปที่ 19 การทำงานของ Cell Task (19.tif)

Conversion

ปกติแล้วเมื่อเราลง Ptab บน Pocket Pc โปรแกรมจะไปทำการตั้งค่า Active sync ให้ทำการแปลงไฟล์ .xls ไปเป็น .pt ก่อนที่จะนำไปลงใน Pocket PC แต่หากใครไม่ต้องการให้โปรแกรมแปลงก็สามารถทำได้ โดยวิธีการดังนี้

1.เปิดโปรแกรม Microsoft Activesync เข้าไปที่ เมนู Toolsà option

2.เลือกไปที่ tab Rule จากนั้นเลือก Conversion Setting จากนั้นไปที่ tab Desktop to Device หา Microsoft Excel Worksheet

3.คลิกที่ Edit จากนั้นเลือก Type ที่ช่องล่างเป็น No conversion ครับคราวนี้เวลาทำการย้ายไฟล์ .xls ไปบน Pocket Pc ก็ไม่เปลี่ยนไปเป็น .pt แล้วครับ

สรุป

จากการทดลองใช้นับว่าเป็นโปรแกรมที่นำมาใช้แทน Pocket Excel ได้เลยทีเดียวครับ เนื่องจากฟังก์ชั่นต่างๆที่เหนือกว่า Pocket Excel มากทั้งการเขียนกราฟ และการเขียน Task ที่เป็นเหมือนกับมาโครเล็กๆ เลยทีเดียว หากผู้ใช้สามารถประยุกต์ใช้กับงานของตัวเองได้ ก็จะมีประโยชน์อย่างมากครับ

ผู้สนใจสามารถดาวโหลดตัวทดลองใช้งานได้ที่ http://www.z4soft.com/ เป็นตัวทดลองใช้ได้ฟรี 15 วันหากสนใจสามารถลงทะเบียนได้ในราคา 40 US$ ครับ